仕事が終わらないストレスの３つの原因と克服法

仕事が終わらないとストレスがたまりますよね。そのストレスは自分だけでなく、友人や家族との関係を悪化させる原因になります。「自分がこんなに頑張っているのになぜわかってくれないんだ」と感情的になるのではなく、冷静に仕事の進め方を考え直してみましょう。

この記事を読むことで仕事が終わらないストレスの対処法が分かります。

仕事が終わらないストレスの３つの原因と克服法

仕事のストレスの原因としてみんなのライフハックでは「仕事量が多すぎる」が１位という結果が出ています。

仕事のストレスを溜め込んでしまうと鬱や不安障害の精神疾患や下痢や頭痛などの身体的な症状の原因となります。

では、なぜ仕事が終わらないと感じてしまうのでしょうか？

単純に仕事を行うのが遅い

仕事が遅い場合は仕事の生産性を高める努力をしましょう。

チームの生産性を高める方法としてチームの規模を４〜８人に調整する、報告を口頭でする、などの方法があります。
また、個人でも主体的に仕事をする、重要な仕事を後回しにする、などの方法があります。

他にも仕事の生産性を高めるツールもあります。今は無料で様々なツールが使えるので適したものを使うようにしましょう。

自分のスキルアップも欠かせません。論理的な思考力や仕事を進める上でのビジネススキルがないと間違った判断をしてしまいます。この場合、余計な仕事をしてしまうのでもっとも生産性が低下します。

ビジネススキルを身につけるためにはグーロービス学び放題をオススメします。隙間時間に学べるので仕事が忙しくても効率的に学べます。

単純に仕事が多い

仕事が多い場合余計な仕事をしていないか確認してみましょう。もしかしたら、生産性の低い仕事に時間を取られているかもしれません。

良い仕事をするためにはメリハリが重要です。生産性の低い仕事は適当にして生産性の高い仕事に力を入れれるようにしましょう。

生産性が低いものはやらなくても構いません。頼まれた仕事ができていなくても怒られることは少ないです。それよりも重要な仕事の質を高める方が顧客にも組織にも有益です。

もし、本当に仕事量が多くてストレスを感じている場合は上司に相談しましょう。それでも上司が何も対策をしてくれない場合は転職を考えても良いでしょう。

優先順位が分かっていない

仕事が終わらない多くの原因はこれです。

アメリカのデイビット・アイゼンハワーは緊急性と重要性で仕事の優先順位をつけることを推奨しています。

ちなみに、こうした分類をしないちょっとした仕事もあると思います。その場合はやるべきかどうか判断し、やるべきなら２分以内に終わるのか考えましょう。２分以内に終わるのならすぐに終わらせ、２以上かかるのなら緊急性と重要性を考えます。

この考え方も取り入れて適切な優先順位を考えていきましょう。

どうやって重要性を判断するのか？

組織や顧客に与えるインパクトを考えて重要性を考えましょう。顧客がクレームを出したのに対応するまでに何日もかかっていたら顧客と会社の関係が悪化しますよね。

よくあるのは重要性が高いのにその仕事を避けてしまう、という状態です。

怠けているのではなく、他の仕事を優先したり忙しいを理由に何も対策せず期限が来てしまいます。

この原因として
・不確かな情報が多い
・自分のスキルでは不十分
・自分のスケジュール管理が甘い
などがあります。

こうした原因から仕事を避けがちになり誤った判断をしてしまいます。

失敗から学ぶ

こうしたコツを知っていても失敗して仕事が終わらないということがあります。

失敗したときには「自分はダメな人間だ」と悲観的にならず、「この失敗から学べばよい仕事ができるようになる」と前向きに考えましょう。重要なのは人格ではなく、過程が間違っていたと認識することです。

では、失敗しないためにどのような失敗があるのか紹介しておきます。

自分の能力を過信してしまう。

スケジュールを立てる時に特に計算もせずに「自分ならこれだけの時間で終わらせられる」と思ってしまいます。これではスケジュール通りに仕事が進まずチームに迷惑をかけてしまいます。

過去の仕事の作業時間をなんとなくでも覚えておきましょう。スケジュールを立てる時の参考になったり、後から来た仕事をする時間があるのか判断する材料になります。

自分がどの程度の時間で仕事ができるかは仕事を抱えすぎないだけでなく、自分のパフォーマンス向上のためにも役立つみたいですね。

予定外の事を想定していない

スケジュールを立てる時には予定外の出来事も想定しておきましょう。

ミーティングが長引く、相手が待ち合わせに遅れる、予想していたよりも厄介な仕事、など過去の経験から予想外を予想しておきます。

時間が余ったら優先順位の低い仕事をしてもいいですし、休憩時間にしてもいいでしょう。時間に余裕をもってスケジューリングすることで予定通りに仕事が終わります。

断る準備をしていない

スケジュールを管理できるようになったら仕事を断るのが簡単になります。自分の予定が把握できていることで合理的に断れますし、断っても罪悪感を感じにくくなります。

また、相手も「これだけスケジュールが詰まっているなら仕方ないか」と諦めがつきやすくなります。

仕事を断れることで仕事が終わらない状況を脱する可能性が高まります。

頼むべきでない人に仕事を頼む

誰かに仕事を依頼する場合、関連のある仕事をしている人を選ぶようにしましょう。その仕事を行う能力がないとストレスを与えてしまったり、その人の生産性を低下させてしまいます。

また、仕事を依頼したなら仕事が順調に進んでいるか確認しましょう。頼まれた人が「どうやってこの仕事をすればいいんだ。」と悩んでるかもしれません。仕事を頼んだならサポートぐらいはしてあげましょう。

余計な仕事をしてしまう

緊急性と重要性が高い仕事をするときに職場で決まった方法があるかもしれません。「できる社員だと思われたい」という欲で先回りして仕事を行っても「このやり方じゃないと意味ないよ」ということになりかねません。

余計な仕事をしないためにまずは自分がやろうとしている方法で正しいか上司に相談してみましょう。

また、完璧を求めてもいけません。多くの仕事はどの程度のレベルが求められているのか分かりません。社内向けの資料なのに細部まで作りこんでも意味ないですよね。

ある程度仕事が進んだら提出し修正ポイントを指摘してもらいましょう。それにより余計な仕事を減らすことができます。

まとめ

今回は仕事が終わらないストレスを克服する方法を紹介しました。

残業で仕事を終わらせようとすると早く仕事をするスキルが身につきません。仕事が終わらないのは仕事の進め方が悪いからと認めて改善していきましょう。

私自身、仕事を溜め込むのが嫌なのですぐに仕事をしようとして無理なスケジュールを立てていました。そのせいで仕事をやり直さなければ行けなくなったり、同僚に迷惑をかけていました。自分が感情的に仕事をしてるな、と思ったら一旦落ち着いて冷静に考えてみましょう。

冷静に考えるためには感情的知性を鍛えるのがおすすめです。